Đăng ký và kiểm soát khách ra vào công ty là hoạt động nằm trong quy định đặc thù của một số doanh nghiệp, đơn vị. Hoạt động này góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp, nâng cao tính an ninh và giúp người đứng đầu dễ dàng quản lý đơn vị. Vậy quy trình kiểm soát khách ra vào công ty như thế nào? Theo dõi ngay những chia sẻ của Bảo An Việt Nam trong bài viết dưới đây.
Vì sao cần kiểm soát khách ra vào công ty?
Công ty là địa điểm làm việc tập trung, không chỉ có cán bộ nhân viên của công ty mà còn có khách hàng, đối tác đến thực hiện giao dịch,… Điều này khiến cho việc kiểm soát khách ra vào công ty trở thành hoạt động rất cần thiết.
Quy trình kiểm soát khách ra vào công giúp cho nhân viên bảo vệ thực hiện việc tiếp đón khách một cách nhất quán, làm thủ tục đăng ký Khách và kiểm soát Khách ra vào nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó, thể hiện tính chuyên nghiệp và góp phần nâng cao hình ảnh của công ty với đối tác, khách hàng.
Kiểm soát khách ra vào công ty còn giúp việc kiểm soát và duy trì nghiêm túc Nội Quy An Ninh và các Quy Chế – Quy Định của công ty. Nâng cao hiệu quả an ninh, hạn chế xảy ra sự cố an ninh và giúp người quản lý xử lý sự cố một cách nhanh chóng.
Quy trình kiểm soát khách ra vào công ty
Phạm vi thực hiện của quy định kiểm soát khách ra vào công ty sẽ được áp dụng cho việc ra vào cổng của khách hàng, lao động thời vụ hoặc người lao động khác, nhà thầu phụ, các phương tiện vận chuyển, vật tư, thiết bị, hàng hóa phải thực hiện theo một quy trình nhất định nào đó.
Quy trình kiểm soát khách ra vào công ty cụ thể như sau:
Công đoạn 1: Xác nhận thông tin khách đến, công đoạn này gồm ách bước như sau:
- Hỏi thông tin cá nhân của khách. Thông tin bao gồm tên, chứng minh thư, đơn vị,…
- Xác nhận thông tin đúng/sai bằng việc đối chiếu thông tin vị khách với Lịch Tiếp Khách (nếu có). Nếu không có Lịch Tiếp Khách hoặc có những thông tin không trùng khớp, thì hỏi Mục đích của khách đến công ty? Liên hệ công việc gì? Có được hẹn trước hay không hẹn trước?
- Liên hệ với người tiếp khách hoặc người mà khách cần gặp để xác nhận Mời vào / Không mời vào.
Công đoạn 2: Làm thủ tục đăng ký khách.
- Ghi vào sổ đăng ký khách
- Lập phiếu tiếp khách
- Kiểm tra những thứ (things) mà khách mang vào và đăng ký vào phiếu đăng ký tài sản mang vào.
- Phát Thẻ Khách cho Khách theo phân loại khách VIP/Thường (Thông thường có 2 loại thẻ là thẻ khách và thẻ Vip)
- Chỉ đường cho Khách đi vào và xác nhận “Khách A đang đi vào”
Công đoạn 3: Kiểm soát khách ra về
- Kiểm tra những thứ (things) mà khách mang ra đối chiếu với bản đăng ký phiếu đăng ký tài sản mang vào lúc đầu.
- Thu lại phiếu khách (Visitor Pass), Thu hồi Thẻ khách và gửi lại giấy tờ tùy thân cho khách.
- Mở cổng và chào khách một cách lịch sự.
Khi nắm được quy trình kiểm soát khách ra vào công ty, nhân viên bảo vệ có thể dễ dàng thực hiện công việc một cách nhất quán, chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Lưu ý: Trong từng trường hợp phát sinh cụ thể nhân viên bảo vệ có thể liên hệ trực tiếp với người quản lý để xin ý kiến.
Biểu mẫu kiểm soát khách ra vào công ty mới nhất 2023
Một số biểu mẫu kiểm soát khách ra vào công ty mới nhất 2023 mà bạn đọc có thể tham khảo như sau:
Biểu mẫu Sổ đăng ký khách ra/vào
Ở bước này, bảo vệ cần ghi chép toàn bộ thông tin theo những tiêu chí có trong sổ khách. Thông tin của khách được dựa trên căn cước công dân, CMND, ID hoặc passport và hỏi khách những thông tin cần bổ sung. Thông tin ghi trong sổ cần đảm bảo sạch đẹp, rõ ràng, dễ đọc
Phiếu tiếp khách
Điền đầy đủ những thông tin yêu cầu trên Phiếu Tiếp Khách (Visitor Pass). Thông tin của khách phải khớp với những thông tin trong Sổ theo dõi khách. Sau khi điền xong, đưa cho khách và hướng dẫn khách đưa phiếu cho Người Tiếp Khách, đề nghị họ ký xác nhận vào phiếu. Sau đó gửi lại phiếu này khi ra về.
Phiếu đăng ký những thứ (things) khách mang vào
Thông thường khách đi làm việc đều mang theo đồ dùng cá nhân. Theo yêu cầu cơ quan mà bảo vệ sẽ đề nghị khách kê khai những vật dụng mà khách mang vào. Phiếu này bảo vệ có thể điền hoặc đề nghị khách tự ghi tự kê khai.
Thẻ khách
Thẻ khách cần được khách đeo thẻ trong suốt thời gian ở bên trong công ty. Thẻ khách sẽ được phân loại theo khách VIP và khách thường. Khách VIP thường là những người vào gặp thành viên ban giám đốc (Tổng Giám Đốc và các Phó Tổng Giám Đốc), còn lại là khách thường. Tuy nhiên cũng tùy theo từng mục tiêu công việc có sự phân loại khác nhau.
Số Thẻ Khách cần ghi vào trong Sổ Khách. Phải giữ lại giấy tờ tùy thân của khách, khi khách ra, bảo vệ cần thu lại thẻ khách và trả lại giấy tờ tùy thân.
Thẻ khách được thiết kế nhất quán để dễ dàng nhận biết.
Trên đây là quy trình kiểm soát khách ra vào công ty tiêu chuẩn mà người bảo vệ chuyên nghiệp cần nắm rõ. Nếu công ty của bạn đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ bảo vệ uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Bảo An Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường, Bảo An Việt Nam tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ được hàng nghìn đối tác, khách hàng tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi sở hữu đội ngũ bảo vệ được đào tạo về chuyên môn, kinh nghiệm dày dặn, chắc chắn sẽ đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp nhất.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ BẢO VỆ BẢO AN VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 29 – Ngách 8/108 Đường Trần Phú – P.Mộ Lao- Quận Hà Đông, TP, Hà Nội
Số điện thoại: 0243.312.0670
Hotline: 0975.911.888
Comments